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皆さんは何かのプロジェクトの調整役を任されることはありますか？
もしくは、プロジェクトの一員として関わっているけれど、あまりにもやることが多すぎてついていけない、頼まれたことを忘れてばかりで上司に迷惑をかけている、ということはありますか？
特別なプロジェクトでなくても、職種によっては色々なことを統括しなくてはいけないことがありますね。
そんな方に大学ノートを使った、管理の仕方をお話しします。
- ☆基本は、頭の中を整理する、仕事全体を俯瞰でみる
- ☆仕事のタスクを、種類別に振り分ける
- ☆入ってくる情報を管理する
- ☆ノートを自分の秘書にする
- ☆FacebookやLINEのグループチャット
- ☆仕事にも応用できます
- ☆混乱しているとうまくいかない。落ち着こう
- ☆まとめ
☆基本は、頭の中を整理する、仕事全体を俯瞰でみる
一つの計画を遂行する時、そこには当然たくさんの人と、たくさんの仕事がからんできます。
小学校の運動会を例にとっても、①競技種目、②練習計画、③父兄への対応、④当日の警備、病気・ケガ対応、⑤教委・市警への連絡、などなどたくさんの種類のタスクがありますね。
教員だけでなく、生徒会、生徒、父兄、出入り業者、多くの人がかかわり、それぞれが自分の担当のタスクをすすめています。
それをまとめる立場にたつと、膨大な量のタスクを抱えることになります。もちろん、そのタスクは担当者に適切に割り振らなければいけません。
運動会程度なら、皆が経験したことがあるのでイメージができます。
しかしもっと複雑で大規模な企画の場合、新入社員やその分野の経験が少ない方は、完成そのもののイメージがないまま、やったことがないタスクが大量に押し寄せてくるので、混乱することが多いです。
そんな状況では、だれにその仕事を割り振っていいのか、どんな指示をだせばいいのかわかりませんね。
まず、何よりも大切なのは2つです。
① 仕事や担当者、やることを項目別に振り分け、頭の中を整理する事。
② 完成イメージを持ち、全体の動きを俯瞰でみる事。
①はこのあとの項目
☆仕事のタスクを、種類別に振り分ける、および
☆入ってくる情報を管理する
で解説します。
②の「俯瞰で見る」については、今までにブログ内で何度かお話ししてきたことにも通ずるものがあります。
目の前の作業に集中するのではなく、全体を上から俯瞰でみるのです。
全体をみることで、進捗具合も把握しやすくなる。
例えば川の堤防（2メートル目標）を造成する作業をイメージしてください。
西側は完璧に1.8メートルできあがっている。
北側は0.9メートル。
東側はいまだ20センチメートル。
東側になんらかの問題がでていますね。
この場合、原因を究明して場合によっては西側のチームを投入したほうがよいわけです。
もくもくと作業をしている人は気づきにくいですが、プロジェクト管理者は全体像を把握しているはずです。
プロジェクトも俯瞰でみる。
どこかバランスの悪いところ、著しい遅延を把握し、調整する。
川の堤防はシンプルな例ですが、普通の仕事やプロジェクトはもっと膨大な量の作業が絡んできます。全体をみる、上から俯瞰でみる、という癖をつけましょう。
☆仕事のタスクを、種類別に振り分ける
具体的な方法を説明していきます。
あなたが勤める会社のスポーツ大会、という架空のプロジェクトを例に、考えてみましょう。
まず、仕事のタスクを種類別に振り分けます。
【例】
●スケジュール
●予算
●タスク ①日時・会場
②競技種目
③参加者管理
④会場設営
⑤来賓、ゲスト対応
⑥スタッフ、アルバイト雇用
⑦会場警備、救急対応
⑧飲食物対応
⑨外部対応：近隣住民対応、管轄警察署届け出
⑩広報、広告宣伝、協賛対応
そして、このタスクを大学ノートの見開き2ページごとに1項目として、書き込んでいきます。
左のページには「確定したこと」「基本情報」を書きます。
右のページには「やることリスト」「メモ」などを書きます。
☆入ってくる情報を管理する
プロジェクトのまとめ役になると、あちこちから色々なことを言われます。情報もどんどん押し寄せてきます。
その際、まずは落ち着いてその内容が、どの項目にあてはまるのか考えましょう。
そして、右ページにどんどんメモしていきます。
とりあえず、ふせんを貼ってもいいですね。
例えば、「社長が閉会式か昼休み、ゲストとして歌手〇〇を呼びたいと言っている」という情報が入ってきた場合。
まず⑤来賓・ゲスト対応の右ページに記載
□ □ ゲスト歌手〇〇さん（社長提案）ギャラ、条件、要確定、社長秘書・吉村さんに確認
そして④会場設営の右ページに記載
□ □ バンド演奏機材調達の確認（有村or水本）、予算とる（横田）
こんな感じで、関連するページ・項目に、記入していきます。
チェックボックス □ □ は二つ。
自分から提案したら☑、相手からも返事が来て確定したら2つ目にも☑
ついでに締め切りも書きましょう。
常に、自分の頭の中を整理する。
これを意識してくださいね。
☆ノートを自分の秘書にする
すぐに確認できないこと、相談者や担当者が決まっていない事、これらもまずはノートに書いていきます。
書いたことは、いったん忘れても大丈夫。
というか、全部覚えられないから、頭の中がぐじゃぐじゃになって、タスクを忘れてパニックになるんです。
やるべき内容や締切日が記載されているこのノートはあなたの秘書、アシスタントです。
毎日二度、朝と夜ノートをみましょう。
締め切りが近づいているのに進んでいないタスク、
担当者が困っていて、誰かのヘルプが必要なケース、
予算がないので、クローズする案件、
こういったものを日々リマインドしましょう。
その際、優先順位も一緒に考えるようにしてください。
重要でなく、緊急でないものに時間をとられてはいけません。
☆FacebookやLINEのグループチャット
最近かかわったプロジェクトがFacebookのグループ・メッセンジャーを利用しているのですが、報告や相談、連絡、タスク、あらゆるものを素早く簡単にシェアできて便利です。
一方で、どんどんメッセージが流れていくので、「あれ？会場費予算の件、どこに書いてあったっけ？」と後で気になっても、探すのがたいへん。
その場で解決したことはOKですが、つまりその場で対応がなかった案件は放置されて忘れてしまいます。
プロジェクトのリーダーや責任者は、こういったスレで流れてくる内容も、いちいちノートに落とし込んでいきましょう。
☆仕事にも応用できます
今回はスポーツ大会というイベント企画を例にお話ししました。
ですが、新人の方は仕事にも応用できます。
営業でも、製造でも、総務でも、いくつかの種類のタスクが複雑に絡み合っていますし、指導してくれる上司や先輩も複数います。
大学ノートに項目を書き、教えてもらったことや、困っていることをまずは分類しましょう。
たとえば初めて営業職についた場合、
①取り扱い商品
②取引条件（支払い期限、発注ロット、運賃負担などの基準）
③お得意先関係
④営業テクニック
⑤仕入れ（在庫確認方法、品切れ対応、仕入れスケジュール）
⑥新規店獲得の場合の手順
⑦改善点
⑧クレーム対応の方法
こんなふうに、項目にわけてノートに書いていきます。
先輩や上司、お取引先から注意されたことや教えてもらったことを、項目にわけてメモしていきましょう。
わからない場合は、とりあえず何かにメモをとり、あとで項目に分けて書き写しましょう。付箋でもいいですね。
☆混乱しているとうまくいかない。落ち着こう
新入社員や新人、プロジェクトリーダーなどは扱い慣れないタスクが襲いかかってきて、パニックになる場合があります。
新人だけかと思っていましたが、ベテランであっても自分が経験していない分野だと混乱する人は存在するようです。
混乱して、あせった状態では何もできません。まず、落ち着きましょう。
本当にタスクが多すぎて泣きそうな場合は、一つ一つふせんに書いて、下記4つのいずれかに振り分けてください。
当然、重要かつ緊急のことから処理していくのです。
注意すべきは、「重要でないけど緊急」な内容に気を付けるということです。そもそも重要でなければ他の人に仕事を振るか、カットしてもいいはず。
落ち着いて、判断しましょう。
☆まとめ
一つの事をこつこつ行う集中力は素晴らしいですし、積み重ねこそがプロフェッショナリズムを生み出します。
しかし、現在私たちの仕事は様々なことに対応しなくてはなりません。
一度に多くのことを進行するのはたいへんですし、慣れていないうちは混乱して疲弊してしまうでしょう。
頭の中を整理する、そして全体を常に俯瞰で見る、この二つを意識してTryしてみてください。
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弟妹達へ。ノートをあなたの秘書にしたてて、頭の中を常に整理しましょう。
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